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倉庫管理中,確保賬實相符是倉庫管理員的核心職責。但在公司定期的盤點中,卻時常會發生賬實不符的情況!面對這種問題,該怎么辦?
賬實不符包含兩種情況:盤虧—即賬面數據大于實物數據;盤盈-即賬面數據小于實物數據。
盤虧,盤盈,應該怎么分析?
不管是盤虧,還是盤盈,要想解決問題,我們就要先對問題進行分析。
首先,我們要明確物料的物料進出庫操作流程,以及如何確保出入庫數據的方法。比如物料出庫,是先出庫再記賬,還是先過賬再發貨,雖然執行行為一樣,但是先后不一樣,可能導致出料和記賬之間因為其他因素,比如時間間隔,人員變動等產生差異。還有就是有可能在配料的時候,數量就出現問題,而后面負責運輸的人或者接收人沒有及時發現并更正,導致賬實不符。
入庫同理,比如因為操作原因來料入庫數據比實物偏多,或者入庫數據比實際來料少,或者因為物料本身的包裝數量存在上下偏差且入庫的時候不容易明確,后續在拆開使用過程中,綜合數據發現賬實不符。
在生產過程中會產生物料報廢或者損耗超出標準是比較常見的情況,但如果對這個流程的退料沒有進行有效管理的話,容易導致盤虧。為了確保產品的產出,必然會存在二次或者多次領料,如果中間退料流程沒有管理的話,會導致賬務混亂。所以在涉及物料數據變動的操作或者流程,任何步驟都應該做好數據管理,二次領料也應該有記錄。
在管理過程中,部分物料也會產生客觀原因導致的遺失,但物料做為公司資產的一部分,相關使用部門要做好資產的管理辦法并嚴格執行。
差異分析該誰來做?
有人會問,差異分析該由哪個部門來做?在大部分的公司流程中,盤點是周期性的,有月度的、季度的和年度的。盤點一般是由倉儲部和財務部同時進行,在公司運營中,財務負責管資金,倉庫負責管實物,所有實物都是資金換來的,因此物料管理需要做到賬實相符。在物料賬實不符的時候,財務一般會發起問責,要求倉儲部門內部分析找出原因的所在,再做對應的調賬措施。但不是說因為差異分析由財務負責,其他部門就可以放松對自己本職工作的要求,不管哪個職位,嚴格要求自己做好本職工作才是職業精神的體現。
怎么降低或者避免賬實不符?
1、規范各業務流程,從操作上降低賬實不符的風險。比如完善入庫、領料、退庫、二次物流申請、報廢這幾個環節的作業書,確保每個環節都有監督和審核。作業書需要各個相關部門集體開會確定可操作性,做好業務流程銜接,避免重復操作導致的工作效率底下和增加需求部門申請難度,最后決議發布。
2、定期抽查或者實盤,以便差異原因可以追溯和彌補。
3、定期對倉庫管理人員進行業務培訓,提高人員責任心和業務能力。
4、提高公司運營信息化水平,并對各成員使用權限進行分配,分級管理,降低因為工具或者人為操作導致的差異。
總而言之,賬實相符是公司資產管理的核心原則,需要做到有執行、有監管,也要有檢查,這樣才能避免或者降低資產流失或者資產縮水的風險。
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